11/7/2024

Como aumentar a produtividade da empresa com a assinatura eletrônica

Ricardo Silva

Founder

Assinatura de Documentos e Aumento da Produtividade

A assinatura de documentos e contratos é uma atividade crucial para qualquer organização, seja para formalizar acordos com fornecedores e clientes ou para validar compromissos com colaboradores. Embora à primeira vista possa parecer uma tarefa simples, o processo de assinatura envolve várias etapas: coleta de informações, elaboração do contrato, impressão, envio, assinatura, retorno e armazenamento.

Além disso, podem surgir desafios, como a dificuldade em obter a assinatura de ambas as partes devido à distância ou a necessidade de conciliar agendas para um encontro presencial.

Esses fatores tornam o envio de documentos para assinatura um processo burocrático e demorado, resultando em perda de tempo e energia que poderiam ser direcionados a atividades mais estratégicas e voltadas para o crescimento do negócio.

Assim, é evidente que o método tradicional de assinatura, realizado em papel e caneta, pode prejudicar a produtividade dos colaboradores, impactando diretamente os resultados e metas da empresa.

Benefícios da Assinatura Digital para a Produtividade

Enquanto a assinatura tradicional pode ser um obstáculo à eficiência, a tecnologia oferece soluções que simplificam esses processos. A assinatura eletrônica e digital é um exemplo claro disso. Assinar documentos online, a qualquer momento e de qualquer lugar, traz uma série de vantagens, especialmente em termos de otimização de processos, economia de tempo e aumento da eficiência.

Estudos mostram que a assinatura eletrônica pode reduzir em até 97% o tempo total necessário para a assinatura e proporcionar uma economia de 80% em comparação ao método tradicional. Além disso, ela possui validade jurídica e é mais segura.

Eliminação de Tarefas Manuais

Com a assinatura eletrônica, não é mais necessário perder tempo com tarefas manuais, como impressão, escaneamento, envio físico e armazenamento de documentos. Embora essas atividades possam parecer triviais, elas tornam o dia a dia da equipe mais burocrático e propenso a erros.

A assinatura digital simplifica todo esse processo, permitindo que tudo seja feito online e de forma eficiente.

Menos Visitas a Cartórios

Como mencionado, a assinatura digital possui validade jurídica garantida. No Brasil, esse tipo de assinatura é reconhecido há mais de 20 anos pela Medida Provisória 2.200-2/2001 e reforçado pela Lei 14.063/2020, conhecida como Lei da Assinatura Eletrônica. Isso significa que as visitas frequentes a cartórios se tornam desnecessárias. Embora existam situações específicas que ainda exijam a validação em cartório, a maioria dos contratos não se enquadra nessa categoria.

Imagine o tempo que a equipe economiza ao evitar deslocamentos, filas e burocracias, podendo se concentrar em tarefas mais estratégicas.

Armazenamento Digital

Já pensou em quanto tempo e esforço são gastos para manter o arquivamento de documentos impressos? Com a assinatura digital, você pode eliminar a necessidade de armazenamento físico. Ao optar por uma plataforma de assinatura eletrônica, seus documentos são armazenados na nuvem.

Essa abordagem não só é mais prática, mas também mais segura, pois os dados são protegidos por criptografia, garantindo a integridade dos arquivos e protegendo-os contra fraudes e perdas.

Centralização de Documentos

A otimização é fundamental para aumentar a produtividade nas empresas. Ao adotar uma plataforma de assinatura eletrônica, todos os documentos ficam centralizados em um único local, facilitando a gestão de contratos.

Na Docnify, por exemplo, os documentos são armazenados em cofres criptografados, que podem ser organizados em pastas e compartilhados com a equipe, promovendo um trabalho colaborativo e eficiente.

Integração com Outros Sistemas

Através de APIs, é possível integrar uma plataforma de assinatura eletrônica aos sistemas já utilizados pela sua empresa. Essa integração permite unificar informações e otimizar processos. Além disso, a interface pode ser a mesma que os colaboradores já conhecem, evitando a necessidade de aprender a usar várias aplicações diferentes.

Agilidade e Flexibilidade

A assinatura eletrônica possibilita a assinatura de documentos de maneira rápida e flexível, características essenciais para empresas que buscam aumentar a produtividade. Ao reduzir a burocracia nas operações diárias, os processos se tornam mais ágeis, resultando em maior eficiência.

Como a Tecnologia Pode Impulsionar a Produtividade

A assinatura eletrônica é apenas uma das muitas ferramentas tecnológicas disponíveis para aumentar a produtividade nas empresas. Com a transformação digital, é possível otimizar processos por meio de diversas inovações. Vamos explorar algumas delas.

Automação de Processos

Automatizar tarefas é uma estratégia essencial para quem deseja aumentar a produtividade da empresa. As automações permitem que atividades repetitivas e burocráticas sejam realizadas de forma automática, liberando a equipe para se concentrar em tarefas mais importantes e estratégicas.

Ao permitir que ferramentas realizem o trabalho manual, a equipe pode direcionar seus esforços para o que realmente importa: o crescimento e a inovação dentro da organização.

Modelos e Formulários Inteligentes

O uso de templates e formulários inteligentes facilita a criação de documentos de maneira mais rápida e eficiente. Na Docnify, oferecemos uma variedade de recursos que simplificam a elaboração de contratos na plataforma.

Considerações Finais

Em resumo, a adoção de tecnologias que promovem a eficiência nos processos é um investimento valioso para qualquer empresa que busca se destacar no mercado. A assinatura eletrônica é um excelente ponto de partida para essa transformação, proporcionando uma série de benefícios que impactam positivamente a produtividade.

Se você está pronto para experimentar as vantagens da assinatura digital, considere fazer um teste gratuito e observe como essa mudança pode transformar a rotina da sua empresa.

Para mais informações sobre como aumentar a produtividade e melhorar a gestão do tempo nas empresas, não deixe de conferir nosso conteúdo adicional. A tecnologia está aqui para ajudar sua empresa a prosperar!

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