Assinatura de documentos online: conheça as principais vantagens
Ricardo Silva
Founder
Assinatura de Documentos Online: Agilidade e Segurança para Empresas
A assinatura de documentos online tornou-se uma prática comum, especialmente em pequenas e grandes empresas. Além de reduzir custos, essa abordagem garante um aumento significativo na agilidade e produtividade dos processos.
Neste artigo, vamos explicar como assinar documentos online e apresentar suas principais vantagens. Acompanhe a seguir!
Quais Assinaturas São Utilizadas no Ambiente Online?
No ambiente online, é possível utilizar assinatura eletrônica e assinatura digital. Entenda a seguir as diferenças entre as duas modalidades:
Assinatura Eletrônica
A assinatura eletrônica é uma ferramenta utilizada para confirmar que o titular concorda com o conteúdo expresso em um documento eletrônico. Ela é classificada em três categorias:
- Simples: Conhecida como assinatura básica, utiliza dados como nome completo, CPF e RG para validar os documentos.
- Avançada: Exige o uso de certificado digital, mas não restringe a emissão desse documento apenas pela Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil).
- Qualificada: Exige o uso do certificado digital validado pela ICP-Brasil.
Assinatura Digital
A assinatura digital é um tipo de assinatura eletrônica que utiliza criptografia para conferir segurança e integridade a documentos eletrônicos. Ela está ligada à tecnologia por meio de um certificado digital no padrão da ICP-Brasil, sendo regulada pelo Instituto Nacional de Tecnologia da Informação (ITI).
Vale destacar que, para utilizar a assinatura digital, é necessário adquirir um certificado digital emitido por uma instituição autorizada.
Como Funciona a Assinatura de Documentos Online?
Para assinar um documento online, é preciso ter uma assinatura eletrônica ou digital, além de elaborá-lo em formato eletrônico. Confira o passo a passo:
- Elaborar o Documento: Crie o documento em formato eletrônico, incluindo as informações relevantes.
- Identificar e Incluir as Partes no Fluxo de Envio: Adicione as pessoas que vão assinar o documento.
- Enviar o Documento: Envie o documento por e-mail para as partes interessadas.
- Assinar o Documento: As partes envolvidas devem ler e assinar o documento eletrônico com assinatura eletrônica ou digital. A assinatura é registrada em um sistema eletrônico com data, hora e local.
- Arquivar o Documento: O documento assinado deve ser armazenado em um sistema seguro que proteja sua integridade.
Todo esse processo pode ser realizado por meio de uma plataforma especializada em assinatura eletrônica/digital e gestão de documentos.
Qual a Segurança da Assinatura de Documentos Online?
É importante ressaltar que tanto a assinatura eletrônica quanto a assinatura digital são seguras juridicamente, com amparo nas leis MP nº. 2.200-2/2001 e Lei nº. 14.063/2020, além de garantirem a proteção de dados.
Em geral, a assinatura eletrônica é uma ferramenta segura, pois utiliza criptografia e certificados de segurança. Isso diminui os riscos de fraudes e assegura a autenticidade e integridade dos documentos assinados.
Com a assinatura eletrônica, é possível garantir mais segurança, uma vez que os documentos não ficam sujeitos a fraudes e adulterações, comuns nas assinaturas manuscritas. Recursos como senhas, autenticação de dois fatores e criptografia asseguram que o documento permaneça seguro.
Como Fazer a Assinatura de Documentos Online?
Para assinar um documento online, é necessário ter uma assinatura eletrônica ou digital. No caso da assinatura digital, é preciso utilizar um certificado digital. Veja como adquiri-lo em uma Autoridade Certificadora:
- Escolha uma Autoridade Certificadora: O primeiro passo é escolher uma das Autoridades Certificadoras (AC) subordinadas à ICP-Brasil para a emissão do documento.
- Selecione o Certificado Ideal: Verifique as opções oferecidas pela certificadora e escolha a melhor para o seu caso, podendo ser para pessoa física ou jurídica.
- Apresente a Documentação: Apresente os documentos pessoais ou da empresa à certificadora. Para pessoas jurídicas, é necessário apresentar documentos de constituição da empresa, documentos pessoais dos representantes legais e o cartão do CNPJ impresso.
- Agende a Validação: Você pode optar por comparecer pessoalmente na certificadora ou realizar todo o procedimento de forma remota.
- Aguarde a Entrega ou Retire o Certificado: Após a validação, o certificado digital ficará disponível em algumas horas ou dias.
Após adquirir o certificado digital, você pode utilizar a assinatura digital em documentos online.
Para garantir segurança nesse processo, o ideal é utilizar um sistema de gestão de assinaturas eletrônicas. Essa ferramenta não apenas protege seus dados e opera conforme as exigências da legislação brasileira, mas também possibilita
Em Quais Situações Utilizar a Assinatura de Documentos Online?
A assinatura digital e eletrônica podem ser utilizadas em documentos de diversos segmentos. Veja alguns exemplos abaixo:
Recursos Humanos
- Contratos de trabalho
- Aviso e recibo de férias
- Holerite
- Termo de rescisão do contrato de trabalho
- Carta de demissão
Contabilidade
- Balanço patrimonial
- Balancete contábil
- Contratos de compra
- Propostas comerciais
- Recibos comerciais
Saúde
- Laudos médicos
- Receitas médicas
Jurídico
- Acordos trabalhistas
- Contratos de forma geral
- Documentos societários
- Procurações
Agronegócio
- Contrato de Barter
- Cédula de Produto Rural (CPR)
- Contrato de compra e venda de grãos
- Contrato de armazenagem de grãos
- Duplicata
- Termo de cessão
- Termo de fiança
- Recibo
- Termo de quitação
Quais as Vantagens da Assinatura de Documentos Online?
O uso da assinatura em documentos online pode oferecer diversos benefícios, como o aumento da eficiência e produtividade nas empresas. A seguir, listamos as principais vantagens:
Praticidade
A praticidade é uma das grandes vantagens de utilizar a assinatura de documentos online. Para utilizá-la, basta ter um dispositivo eletrônico com acesso à internet. Na prática, as partes não precisam se deslocar para assinar o documento, pois ele pode ser assinado em qualquer lugar e horário.
Agilidade
O processo de assinar o documento na plataforma de assinatura eletrônica é rápido, permitindo que as negociações sejam realizadas de forma ágil. Não é necessário perder tempo com impressão, deslocamento, trânsito e envio de documentos pelo correio. Além disso, algumas plataformas, como a Docnify, disponibilizam a assinatura em lote, que permite assinar vários documentos de uma só vez.
Redução de Custos
Assinar documentos em ambiente online ajuda a reduzir custos, já que não é necessário enviar ou solicitar a entrega de documentos físicos, economizando com transporte ou despacho. Além disso, não é preciso imprimir documentos, o que diminui gastos com gráficas, papelarias, papel, manutenção de impressoras e toners.
Menos Erros
Documentos em papel estão mais suscetíveis a falhas humanas durante a elaboração. No caso dos documentos eletrônicos, o fluxo de informações é contínuo, com revisões constantes, diminuindo as chances de erros. Caso ocorram erros, é mais fácil e rápido realizar a correção em documentos eletrônicos, permitindo que as negociações continuem com agilidade.
Conclusão
A assinatura de documentos online é uma solução moderna e eficiente que traz inúmeras vantagens para empresas de todos os segmentos. Com a praticidade, agilidade, redução de custos e menor margem de erro, essa prática se torna essencial para otimizar processos e garantir a segurança jurídica dos documentos. Ao adotar essa tecnologia, sua empresa não apenas se moderniza, mas também se posiciona de forma competitiva no mercado.
Para saber mais sobre como implementar a assinatura de documentos online na sua empresa, considere explorar plataformas especializadas, como a Docnify, que oferecem soluções integradas e seguras para a gestão de documentos.
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